戸籍届書の紛失について

１．        概要

当町に３月において提出された戸籍届書を紛失したことが判明しました。

２．        経緯及び原因

３月１１日に受理した入籍届３件について、翌日戸籍記載を完了しました。４月１７日に、３月受理分の届書を鳥取地方法務局へ提出するため、届書の整理をする際に当該届書が見当たらず、課内の探索、届書保管ファイル等の確認を行いましたが、発見できませんでした。

３．        対象届出及び件数

　入籍届　３件（同一世帯員分）

４．        対応

　鳥取地方法務局へ事故報告書を提出するとともに届出人に説明、謝罪を行いました。

なお、紛失した届出は、届書をもとに戸籍記載が完了していたことから、届出は有効であり、再提出の必要はありません。

５．        再発防止策

複数人で受付簿と届書の有無の照合を行い、法務局へ提出するための処理を速やかに行うこととします。

また、廃棄書類は翌々月まで保管することとし、あわせて廃棄前に廃棄書類の確認を複数人で行います。

適正な事務の執行を徹底し、今後このようなことがないよう再発防止に努めていきます。