○岩美町立小中学校等文書・表簿取扱規程
昭和47年6月1日
教育委員会教育長訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、岩美町立小中学校等の文書・表簿事務の迅速かつ確実な処理を図るため、文書・表簿(以下「文書等」という。)の取扱いに関する基本的事項を定めることを目的とする。
第2章 文書事務の処理
(代決)
第2条 校長が出張その他の事由により不在のとき又は事故あるときは、教頭がその文書事務を代決する。
(代決の範囲及び後閲)
第3条 特に重要又は異例に属すると認められる文書事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、校長よりあらかじめ処理の方針等を指示されたもので急施を要するものについては、この限りでない。
2 代決した文書事務は、代決者において「後閲」と記入し、担当職員の責任において速やかに校長の後閲に供さなくてはならない。
(文書取扱主任の設置)
第4条 学校における文書の取扱い事務を円滑適正に処理するため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、教頭又は事務職員をもってこれにあてる。
3 文書取扱主任が出張その他の事由により不在のとき、又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、校長の命を受け、次の各号に掲げる事務の処理に当たるものとする。
(1) 文書及び物件の収受・配付及び発送に関すること。
(2) 文書事務処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書の整備及び保存並びに引継に関すること。
(5) 法令・その他例規類の整備に関すること。
(6) その他文書等の取扱いに関し必要なこと。
(文書の収受・物件の収受配付要領)
第6条 学校に到着した文書・物件は、文書取扱主任において速やかに次の各号により処理するものとする。
(3) 現金・金券及び有価証券・その他これらに類するものは、前号の規定による特殊郵便物受理簿に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴するものとする。
(4) 電報・小包及び小荷物は、第2号の規定による特殊郵便物受理簿に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴するものとする。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、原則として整理上必要な記号及び往復文書処理簿による文書番号を付するものとする。
2 文書の記号は、自動のものは、「発」の字の次に学校名の頭文字を付し、小学校は「小」、中学校は「中」の字を、他動のものは、「受」の字の次に学校名の頭文字を付し、小学校は「小」、中学校は「中」の字を加えるものとする。ただし、秘文書にあっては、記号の次に「秘」の字を加える。
3 文書の番号は、往復文書処理簿を収受文書と発議文書とに口座を設け分けて処理し、それぞれ一連番号とし、毎学年度これを更新するものとする。
4 文書の同一事件は、その完結に至るまで、同一番号を用いる。ただし、翌学年度にわたる継続事件については、最初の学年度の番号によるものとする。
(文書の配付)
第8条 収受した文書は、文書取扱主任が、岩美町立小学校・中学校管理規則(平成12年岩美町教育委員会規則第5号)第25条の規定に基づく校務分掌に定める担当職員へ配付するものとする。
(発送文書の記名)
第10条 発送する公文の記名は、すべて学校長職氏名を用いるものとする。
(文書の発送)
第11条 発送を要する文書は、担当職員において浄書・校合し、決裁済みの起案書を添えて校長に提示し、その承認を受けて公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。ただし、発送文書で特に軽易なものは、公印及び契印を省略することができる。
2 文書取扱主任は、前項の規定により回付を受けた文書は、往復文書処理簿に必要事項を記載し発送の手続きをとるものとする。ただし、軽易な文書・刊行物・広告等は往復文書処理簿の登録を省略することができる。
3 発送する文書・物件のうち、郵送するものについては、郵便切手・はがき受払簿(様式第6号)に必要事項を記載し、使送のものについては、最も確実な方法により速やかに発送しなければならない。
(文書等の分類)
第13条 学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条及び岩美町立小学校・中学校管理規則(平成12年岩美町教育委員会規則第5号)第61条に規定する学校に備えなければならない文書等の分類は別表による。
2 分類困難な文書等の分類及び細分類の必要が認められる文書等の細分類は、校長の判断によりこれを定めることができる。
3 分類した文書等は、分類毎に表紙をつけて簿冊とし、表紙右上欄に分類番号保存年票(様式第7号)を記して整理するものとする。
(未処理又は処理中の文書の保管)
第14条 未処理又は処理中の文書は、一定の場所に一括保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
第3章 文書等の保存及び雑則
(文書等の保存)
第15条 文書等は、書庫又は書棚に収め、常に虫害・湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に持ち出しを要するものは、書庫又は書棚の前面に、「非常持出」と朱書し、保全につとめなければならない。
(文書等の保存年限)
第16条 文書等の保存年限は別表のとおりとし、保存年限の起算日は、当該文書等の属する学年度の終了した日の翌日とする。
(文書等の持ち出し及び公開の制限)
第17条 保存文書等は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときはこの限りでない。
(保存文書等の廃棄)
第18条 保存年限を経過した保存文書等は、校長の決裁を得て廃棄するものとする。ただし、担当職員又は校長が、さらに保存の必要を認めるときは、延長して保存することができる。
(廃棄文書等の処分)
第19条 廃棄文書は、機密に属するもの及び他に悪用されるおそれのあるものは学校において処分し、その他の文書は教育長に引き継ぎ処分するものとする。
(教育史の資料)
第20条 保存文書等を第18条の規定により廃棄する場合、校長が教育史編さんの資料として保存を必要と認めたときは、教育長と協議し、特に保存の措置をこうずるものとする。
第4章 雑則
(準用)
第21条 この規程は、岩美町学校給食共同調理場の文書等の事務取扱いに準用する。この場合「校長」とあるを「所長」、「教頭」とあるを「上席職員」と読み替えるものとする。
(その他必要事項)
第22条 この規程に定めるもののほか、校長が特に事務処理に関し必要と認める事項があるときは、岩美町役場文書取扱規程(昭和42年岩美町訓令第7号)及び岩美町役場文書編さん保存規程並びに岩美町教育委員会の公用文に関する規程(昭和46年岩美町教育委員会訓令甲第1号)の例による。
附則
1 この訓令は、昭和47年6月1日から施行する。
附則(昭和58年4月1日教委訓令第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成13年4月26日教委訓令第1号)
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成21年12月1日教委訓令第2号)
この訓令は、平成21年12月1日から施行する。
別表(第12条、第13条、第16条関係)
文書分類表(総括表)
大分類 | 小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
1 | 学校運営 | 1 | 運営 | 収受文書 | 教育課程編成 | 組織編成 | 諸規定 |
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2 | 運営記録 |
| 日誌類管理 |
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3 | 庶務 | 収受文書 | 保護者連絡 | 事故報告 | 指定統計調査 | 諸証明発行 | 防災計画 | 学校施設開放 |
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4 | 文書管理 | 収受文書 | 公印台帳 | 文書件名登録簿 | 簿冊目録 |
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5 | 表彰 | 収受文書 | 表彰 |
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6 | 監査・検査 |
| 監査・検査 |
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7 | 渉外 |
| 研究団体 | 社会教育 | 地域連携 | その他 |
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2 | 学籍・就学援助 | 1 | 学籍 | 収受文書 | 学籍管理 | 学籍記録 | 統計調査 |
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2 | 就学援助 | 収受文書 | 就学援助 | 就学奨励 |
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3 | 学校職員人事 | 1 | 任用 | 収受文書 | 任用等具申 | 昇格昇給内申 | 諸届・願・申請 |
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2 | 人事記録 |
| 履歴書管理 | 出勤簿管理 |
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3 | 服務 | 収受文書 | 勤務命令 | 諸届・願・申請 | 勤務状況報告 |
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4 | 研修 | 収受文書 | 研修 |
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5 | 健康管理 |
| 諸検診関係 |
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6 | 給与 | 収受文書 | 諸手当認定実績記録 | 入力通知書 | 給与支給記録 | 給与管理 | 年末調整 | 児童手当 | 退職手当 |
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7 | 旅費 | 収受文書 | 旅費執行 |
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8 | 福利厚生 | 収受文書 | 共済・互助会 | 福利記録 |
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9 | 年金 | 収受文書 |
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10 | 公務災害 | 収受文書 | 公務災害 |
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4 | 学校財務 | 1 | 予算 | 収受文書 | 予算要求 | 執行計画 | 決算 |
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2 | 契約 |
| 契約締結・執行 |
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3 | 会計 |
| 前渡金請求支払精算 |
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4 | 予算会計記録 |
| 出納簿管理 |
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5 | 私費会計 |
| 徴収計画 | 集金会計記録 |
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6 | 物品会計 | 収受文書 | 物品出納 | 物品供用 |
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7 | 施設管理 | 収受文書 | 施設修繕 | 保守 |
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8 | 物品施設記録 |
| 物品記録 | 財産記録 |
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5 | 学校給食・保健 | 1 | 給食 | 収受文書 | 実施計画 | 献立表 | 物資調達・管理 | 給食管理 |
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2 | 給食記録 |
| 給食実施記録 |
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3 | 保健 | 収受文書 | 児童生徒健康管理 | 健康センター | 環境衛生管理 | 保健統計調査 |
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4 | 保健記録 |
| 健康診断票管理 | 保健指導記録 |
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6 | 教育指導・研究 | 1 | 運営 | 収受文書 | 教育計画 |
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2 | 指導計画 | 収受文書 | 各教科・道徳 | 共通分野 | 総合的な学習 | 特別活動指導 | 学校行事 | 生活指導 | 進路指導 | 健康・安全指導 | ||
3 | 表彰 |
| 児童生徒表彰 |
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4 | 指導記録 |
| 指導記録 | 児童生徒個人記録 |
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5 | 研究 | 収受文書 | 教育評価 | 委託事業・補助事業 | 教育実習 |
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(大分類1学校運営)
(大分類2学籍援助)
(大分類3学校職員人事)
(大分類4学校財務)
(大分類5学校給食・保健)
(大分類6教育指導・研究)
