2　文書の収集、配付は、総務課において行う。ただし、次の各号に掲げる場合を除く。

2　文書の記号は、自動のものは「岩発」、他動のものは「岩受」の字を冠し、その次に主務課の頭字等を付するものとする。ただし、秘文書にあっては、記号の次に「秘」の字を加えるものとする。

3　文書番号は、収受文書と発議文書にわけ、それぞれ暦年による一連番号とし、同一事件は、その完結に至るまで、同一番号を用いる。ただし、翌年にわたる継続事件については、最初の年の番号によるものとする。

4　文書分類番号は、別表第1に掲げる文書分類表の番号によるものとする。

2　秘文書以外の文書(参考資料を含む。)であっても上司の承認を得ないでこれを部外のものに示し、又は写を与えることはできない。

2　総務課長は、文書が紛失し、又は適正に処理されていないと認めたときは、町長又は関係課長に報告し、必要な措置をとらなければならない。

3　総務課長は、各課及び町の出先機関における文書の処理につき、随時指導並びに監査を行い、その状況を町長に報告するとともに、主務課長に通報するものとする。

2　文書取扱責任者は、上司の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

2　前項第1号の規定による管理カードは2部作成し、その文書に添付しなければならない。

3　収受文書中、戸籍法(昭和22年法律第224号)、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく届書及び申請書は、それぞれ主務課において取り扱うものとする。

4　主務課の職員は、電気通信回線に接続した情報処理システムを利用して電子文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)の受信を行うものとする。この場合、当該文書は主務課に直接到達した文書とみなして、その事務を処理するものとする。

5　総合行政ネットワーク文書の受信は総務課の職員が行うものとする。

2　前条第1項第4号の規定による現金、金券、有価証券及びこれに類するものは、会計管理者に配付して受領印を受け、これに添付された書類には、その余白に「現金等会計管理者保管」の朱印を押なつし、前項の例により配付しなければならない。

3　総務課長の判定において、2以上の課に関連する文書は、その関係の深い課に決定する。この場合、関係課に相互参照表(様式第12号)を配付するものとする。

4　文書取扱責任者は、第1項の規定による文書の配付を受けたときは、収受と同時に文書分類番号及び保存年限を受付印並びに管理カードの所定欄に記入し、管理カード1片(原片)に受領印を押なつし、総務課に返付しなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により文書を閲覧したときは、当該文書の受付印の下に認印を押なつし、処理についての指示事項を付して管理カードに記載し、担当係長に配付しなければならない。

3　前項の規定により文書の配付を受けた担当係長は、岩美町事務分掌規則(昭和57年岩美町規則第4号)第5条第1項の規定による事務分担の担当者(以下「担当者」という。)に配付しなければならない。

4　担当者が文書の配付を受けたときは、速やかに処理し、主務課長の決裁を得て文書取扱責任者に回付しなければならない。

5　文書取扱責任者は、担当者から文書の回付を受けたときは、特に定めのある文書を除き総務課に回付して上司の決裁を得て担当者に施行させなければならない。

6　主務課長は、文書中例規となるものについては、その文書の欄外及び管理カードに「例規」と朱書しなければならない。

2　起案及び報告用紙の用別は、次の各号に定めるとおりとする。

3　文書の起案は、次の各号に定める要領によるものとする。

4　起案書には、所定の位置に件名、起案年月日等を記入のうえ、起案者の職氏名を署名し、認印を押なつするとともに、他動のものには起案のもととなった文書を添付しなければならない。

5　公文例式は、公文規程の定めるところによるものとする。

6　合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入する。この場合の表示は、関係の深い課から順次記入し、順序を定めがたいものは、岩美町事務分掌規則第1条及び第2条に規定する組織順とする。

7　専決により、町長、副町長の決裁を要しない起案は、決裁者欄をその専決の内容により斜線すること。

8　電報案文は、できるだけ簡明にし、片仮名の通信文と訳文で起案し、総務課長に合議しなければならない。

9　別に規定されているもの、又は起案用紙を用いることが不適当なものについては、起案用紙を用いないで一定の簿冊等により処理することができる。なお、主務課長において軽易と認めるときは、文書の余白を利用して起案処理することができる。ただし、一定の簿冊等により処理する場合は、あらかじめ総務課長に届け出なければならない。

2　第6条第2項第1号から第4号までに規定する文書は、主務課長又は担当係長自から携帯りん議し、決裁を受けなければならない。

3　電話等による事件で記録を必要とするものは、主務課において、電話等聞取票にその要領を筆記し、取扱者が記名押印のうえ、上司の閲覧に供さなければならない。ただし、軽易なものについては、聞取票の記載を省略することができる。

2　合議を受けた課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案する。この場合、すべて主務課長を通ずるものとし、なお、主務課長と協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。

3　りん議が起案の趣旨と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、起案者においてその結果を合議した課に決裁りん議書をもって知らせなければならない。

2　決裁印押なつ者は、施行において特に指示することを必要と認めたときは、起案用紙又は管理カードの所定欄に指示事項を記入しなければならない。

2　総務課長は、次の各号に掲げる事項について審査し、違式、誤字又は字句に誤りがあると認めたときは、事案の内容に反しない限りこれを訂正することができる。

2　前項の管理カードには、発議番号のほか、必要事項を所定欄に記入し、2部作成して、1部(薄片)は決裁文書に添付し、主務課の文書取扱責任者に返付する。なお、他の1部(厚片)は総務課に保管し、番号順に整理するものとする。

2　文書の日付は、原則として決裁の日とする。

2　浄書する文書が大量であり、又は複雑困難等であるため、印刷を必要とするときは、外注することができる。

2　総務課は、前項の規定により、発送文書の送付を受けたときは、公印の有無等を審査し、郵便物発送簿兼郵便料金記録簿(様式第6号)に記載のうえ、即日これを発送する。ただし、発送する文書がふくそうして、即日全部の処理ができないときは、急を要しない文書に限り翌日発送する。

3　町内に発送する文書は、急を要するもののほか、毎週2回とする。

4　電子メール又はファクシミリによる送信は主務課により随時行う。

5　施行文書が総合行政ネットワークシステム文書である場合は、主務課の職員は電子施行文書を作成することとする。当該起案文書の起案者は当該起案文書に施行に関する情報を電磁的方法により記録し、総務課はその記録がなされたときは、総合行政ネットワークのシステムを利用し、当該電子施行文書に電子署名を行い、当該電子施行文書を送信するものとする。ただし、公印省略文書については電子署名を省略することができる。

2　工事等の施行又は訴訟事件等にかかる文書で一件つづりとして保存することが適当と認めるときは、前項の規定にかかわらず一括編集するものとする。

2　前項の規定による文書の貸し出しは、「貸し出しガイド」(様式第13号)に記入して、文書取扱責任者の指示に従わなければならない。

2　総務課長は、前項の規定による引き継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容を審査しなければならない。

3　第1項の規定による保存カードは、文書取扱責任者が2部作成し、引き継ぎ終了後は、1部(薄片)を主務課が保管して保存簿の索引に使用し、他の1部(厚片)は、総務課において貸し出しに使用するものとする。

この規程は、昭和43年1月1日から施行する。ただし、施行の日までの文書及び施行の日の属する会計年度で終る文書は、従前の取り扱いとする。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。