○岩美町役場文書編さん保存規程
昭和42年12月27日
訓令第8号
(目的)
第1条 この規程は、文書の編さん、保存を確実に行うため、その基準を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 岩美町役場における文書の編さん、保存については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第3条 この規程で文書とは、岩美町役場文書取扱規程(昭和42年岩美町訓令第7号。以下「文書取扱規程」という。)第35条の規定による保管期間の満了した文書をいう。
(保存年限)
第4条 文書の保存年限は、次の4種とする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 1年保存
2 文書の保存年限は、完結の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、翌年4月1日から起算するものとする。
(保存種別の判定)
第5条 文書の保存年限別分類は、別表に掲げる基準によるものとする。
2 前項による分類で区分を定め難い文書については、主務課長と総務課長が協議のうえ、決定する。
(保存)
第6条 総務課長は、文書取扱規程第37条第2項の規定による審査を終えたときは、本つづりして保存期間中倉庫に保存しなければならない。ただし、常時使用する等特別の事由があるときは、総務課長と主務課長が協議のうえ、期間を定めて主務課に保管することができる。
(保存文書の借覧)
第7条 保存中の文書を借覧(倉庫の外に持ち出して閲覧する場合も含む。以下「借覧」という。)しようとする者は、保存文書借覧票(別記様式)に所要事項を記入して署名押印し、総務課長に申しいでなければならない。
2 総務課長は、前項の申し込みを受けたときは、文書取扱規程第37条第1項による文書保存カード(以下「保存カード」という。)に貸出年月日、課名、貸出者氏名を記載のうえ、貸し出しするものとする。この場合、当該保存カードは、貸出し期間中別に保管しなければならない。
3 簿冊の借覧期間は、原則として5日以内とする。この期間を超えて供覧しようとするときは、さらに借覧の手続きをしなければならない。
4 簿冊の整理その他総務課長が必要と認めたときは、貸し出しを拒否し、又は借覧期間中であっても返還させることができる。
5 借覧文書は、いかなる理由があっても、抜き取り、取り替え、増てつをし、又は他人に貸与してはならない。
6 保存文書は、総務課長の許可なく庁外に持ち出してはならない。
7 他の官公署又は個人等から文書の閲覧又は謄写の請求があったときは、総務課長の許可を得なければならない。ただし、機密文書については、町長の許可を受けるものとする。
(保存上の注意)
第8条 非常の場合、特に持ち出しを要する文書は、常に朱書で「非常持出」の表示を付しておかなければならない。
2 文書は、常に湿気、火気に注意し、毎年1回以上整理、点検を行い、虫害等の予防に注意しなければならない。
(文書の廃棄)
第9条 保存年限を経過した簿冊は、経過した翌年度の上半期中に総務課において関係各課に合議のうえ、町長の決裁を得て廃棄しなければならない。
3 保存期間の満了した簿冊であっても主務課長から保存の要求があったとき、又は町長が特に必要と認めるるときは、保存年限を延長して保存しなければならない。
(廃棄簿冊の処分)
第10条 廃棄文書は、機密に属するもの及び他に悪用されるおそれのあるものは総務課において処分する。
2 廃棄文書の保存カードは、廃棄の際、廃棄年月日を記載して保存しなければならない。
(町史の資料)
第11条 第9条の規定により廃棄する場合、町長が町史編さんの資料として必要と認めたときは、特にこれを保存しなければならない。
附則
この規程は、昭和43年1月1日から施行する。ただし、施行の日の属する会計年度で終わる文書は、従前の取り扱いとする。
附則(平成20年8月18日訓令第1号)
この訓令は、平成20年8月18日から施行する。
附則(平成28年1月22日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年4月1日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第5条関係)
文書保存年別分類表
第1種 永年保存
1 中央官庁及び県の諸令達並びに町の条例、規則及び諸令達で重要な文書
2 中央官庁及び県の通知、往復文書で将来、例規又は判例となる文書
3 町の基本事項に関する文書
4 職員の履歴書並びに進退及び懲戒に関する文書
5 ほう賞及び表彰に関する文書
6 歳入歳出予算及び決算書
7 事務引継に関する文書
8 町議会に関する重要な文書
9 事業計画及びその実施に関する重要な文書
10 町有財産に関する文書
11 諸統計書及び町史の資料となる重要な文書
12 町から支給する退隠料及び遺族扶助料に関する文書
13 許可、認可、契約等でその法律関係が10年を超える文書
14 原簿、台帳等の簿冊で重要な書類
15 重要な図書、図表等で将来参考となるもの
16 不服申立て又は訴訟の裁決で重要な文書
17 権利義務に関するもので重要な文書
18 その他10年を超えて保存の必要があると認められる文書
第2種 10年保存
1 中央官庁及び県の諸令達並びに町の諸令達で永年保存に属しない文書
2 中央官庁及び県の通知、往復文書で比較的重要な文書
3 町調製の諸統計書、報告書等で比較的重要な文書
4 会計上の帳簿及び証ひょう書類で決算を終わった文書
5 報告、届出、調査等で特に重要な文書
6 許可、認可、契約等で、その法律関係が5年を超える文書
7 不服申立て又は訴訟の裁決等で永年保存に属しない文書
8 陳情、請願等で重要な文書
9 その他5年を超えて保存の必要があると認められる文書
第3種 5年保存
1 中央官庁及び県の通知、往復文書で重要でない文書
2 許可、認可、契約等でその法律関係が1年を超える文書
3 原簿、台帳等の簿冊で、比較的重要でない書類
4 償還後の起債台帳票
5 報告、届出、復命又は調査で重要でない文書
6 陳情、請願等で重要でない文書
7 証明書、謄抄本等交付に関する文書
8 収受、発送に関する諸帳票
9 旅行命令簿
10 その他1年を超えて保存の必要があると認められる文書
第4種 1年保存
1 出勤簿、休暇(欠勤)承認簿及びその他重要でない簿冊
2 一時の通知、照会等で後日参考の必要がない文書
3 庁内各部課間の照復文書
4 その他1年を超えて保存する必要がないと認められる文書
