○岩美町議会情報通信機器等使用規程
令和6年6月25日
議会告示第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、岩美町議会(以下「議会」という。)における情報通信機器及び会議システムの使用に関して、必要な事項を定めるものとする。
(1) 情報通信機器 タブレット型端末、パーソナルコンピュータ等(ノート型パソコン及びモバイル型パソコンを含む。)をいう。
(2) 会議等 本会議、常任委員会、特別委員会、議会運営委員会、全員協議会、正副委員長会議、議員研修会、意見交換会その他の町議会における会議をいう。
(3) 会議用データ 会議資料等の電子データをいう。
(4) グループウェア 議会の情報連絡、スケジュール管理等のサービスを提供するソフトウェアをいう。
(5) 会議システム 主に会議資料等のデータを閲覧するために使用するシステムのことをいう。
(6) アカウント ネットワークやコンピュータ等にログインするための権利をいう。
(7) アプリケーション コンピュータの利用者がコンピュータ上で実行したい作業を実施する機能を有するソフトウェアのことをいう。
(8) 法令 日本国憲法、法律、政令、省令、条例、規則等をいう。
(使用の範囲)
第3条 会議等において、情報通信機器及び会議システムを使用することができる。ただし、秘密会においてはこの限りでない。
(情報通信機器の使用者)
第4条 会議等において情報通信機器を使用することができる者は、岩美町議会議員(以下「議員」という。)、岩美町職員(以下「町職員」という。)、岩美町議会事務局職員(以下「事務局職員」という。)及び議長が許可した者とする。
2 会議等において使用できる情報通信機器は、原則として貸与及び許可を受けたものとし、当該会議等の目的外で使用してはならない。
(情報通信機器の貸与)
第5条 議長は、議員が議員活動に使用するため、情報通信機器を貸与するものとする。
2 情報通信機器の貸与された議員は、借用書(様式第1号)を提出しなければならない。
3 情報通信機器を貸与された議員(以下「使用者」という。)は、貸与された情報通信機器(以下「貸与機器」という。)を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
4 使用者は、貸与機器の使用権限がなくなったときは、直ちに返却しなければならない。
(貸与機器の取扱い)
第6条 使用者は、貸与機器を善良な管理者の注意をもって、議会の品位を重んじ、法令の下で適切に管理しなければならない。
2 使用者は、貸与機器の使用に当たっては、適切なパスワード管理等の認証設定を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
3 貸与機器へのアプリケーションのダウンロードは、会議等その他の議員活動に必要なものに限定するものとする。
4 使用者は、貸与機器へアプリケーションを追加しようとするときは、議長にアプリケーション追加申請書(様式第2号)を提出しなければならない。
5 議長は、使用者から前項の申請書が提出された場合は、アプリケーションの追加の可否につき決定するとともに、その結果を口頭その他の方法で通知する。
6 使用者は、故意、重過失又は通常の使用以外により情報通信機器を損傷し、紛失し、又は第三者に損害を与えた場合は、速やかに議長に報告するとともに、自己の費用と責任をもってこれを弁償し、修理し、又は賠償しなければならない。ただし、議長が特別の事情があると認めるときは、この限りでない。
7 貸与機器の内部データ(アドレス帳、写真、メール、メモ等をいう。)は使用者個人の責任で管理するものとする。
(貸与機器に関する禁止事項)
第7条 使用者が貸与機器を使用する場合においては、次に掲げる事項を禁止するものとする。ただし、議長が特別の事情があると認める場合は除く。
(1) 貸与機器の改造及び交換、拡張機器の追加並びに動作環境の変更
(2) グループウェア、会議用システム及びOSの削除及び改版(バージョンアップをいう。)
(3) 貸与機器の性能、機能等を変更する行為
(会議システムの利用者)
第8条 グループウェア及び会議システムは、アカウントを持つ議員、町職員、事務局職員及び議長が許可した者でなければ利用してはならない。
2 グループウェア及び会議システムを利用するときは、利用者は、各自のパスワードを入力するものとし、パスワードの管理は、適正に行わなければならない。
(情報通信機器の使用目的)
第9条 使用者は、議員活動に資するため、次に掲げる目的のために情報通信機器を使用することができる。
(1) 公文書等の作成又は送受信
(2) 会議の用に供するための会議用データ又は法令の閲覧
(3) 前各号に掲げるもののほか議員活動に必要な情報及び資料の収集又は作成
(会議中における禁止事項)
第10条 会議場内における情報通信機器の使用に当たっては、次に掲げる行為を禁止するものとする。ただし、あらかじめ当該会議の長の許可を受けたときはこの限りでない。
(1) 第5条に規定する貸与機器及び許可を受けた機器以外の情報通信機器を使用する行為
(2) 音声や操作音を発する等、会議の運営上支障となる行為
(3) 会議中の情報を外部に発信する行為
(4) 電子メールの送信及びSNS(ソーシャルネットワーキングサービスをいう。)、掲示板等への投稿を行う行為
(5) 会議運営に関係のないウェブサイトを閲覧し、動画を視聴し、及びソフトウェアを使用する行為
(6) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影、録音等をする行為
(7) 前各号に掲げるもののほか会議の運営上支障を及ぼすおそれがあると認められる行為
(違反行為に対する措置)
第11条 議長又は会議の長は、前条に違反する行為をし、又はしようとする者に対しては、注意しなければならない。再度の注意によっても違反する行為を改めない場合は、議長又は会議の長は、情報通信機器の使用を停止させることができる。
(遵守事項)
第12条 使用者は、次に掲げる事項について遵守するものとする。
(1) 情報の受発信は、自己責任において行うこと。
(2) 使用者は、電子データの正確性を保持し、電子データ等の紛失、毀損等の防止に努めること。
(3) 情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握するとともに、議長に報告し、必要な措置を講ずること。
(4) 貸与機器、グループウェア及び会議用システムの是正措置を講ずる必要があるときは、使用者は、議長が指示する方法により速やかに対処すること。
(5) 個人情報並びに議会及び町において公開されていない情報を開示しないこと。
(6) 他者の迷惑になる行為を行わないこと。
(7) 前各号に掲げるもののほか議長が定めたこと。
(セキュリティー対策)
第13条 使用者は、町の情報及び会議用システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
2 外部記憶媒体等を情報通信機器に接続して使用する際は、必ず事前にウイルスチェックを行うものとする。
3 外部からアプリケーションやデータ等をダウンロードする場合やメールの添付ファイルを開く際は、必ずウイルスチェックを行うものとする。
(各種通知・届出等)
第14条 議員及び議会事務局は、双方の間で各種通知、届出等をグループウェアで行うものとする。ただし、文書によることが必要な場合は、文書で通知又は届出を行うものとする。
(その他)
第15条 情報通信機器、会議システム及び会議用データの使用等に諸問題が生じた場合は、議会運営委員会で協議するものとする。
(補則)
第17条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、議長が別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
